Factura electronică este factura emisă, transmisă și primită, în format XML, în sistemul național RO e-Factura.
Implementarea sistemului RO e-Factura favorizează crearea un mediu fiscal transparent și eficient, echitabil pentru toți agenții economici implicați în tranzacții publice și private. Prin implementarea sistemului RO e-factura se asigură totodată tranziția de la documente pe suport hârtie, la activitatea bazată pe instrumente digitale. În acest fel, mediul fiscal din țara noastră va fi actualizat și sincronizat cu nivelul tehnologic de dezvoltare a mediului de afaceri național și internațional, cu prioritate cel din UE.
În același timp, prin implementarea sistemului RO e-factura, se colectează informații necesare pentru o mai bună configurare a evoluției economiei naționale, pentru analize și prognoze utile fundamentării unor politici de dezvoltare economică sustenabile.
Ce este e-Factura?
E-Factura desemnează sistemul obligatoriu de facturare electronică pus la dispoziție de Ministerul Finanțelor, sistem care permite prelucrarea electronică a datelor, respectiv:
- raportarea,
- stocarea,
- descărcarea facturilor,
prin intermediul serverului ANAF.
Avantajele e-Facturii
Folosirea sistemului RO e-Factura este benefică atât pentru administrația publică, cât și pentru mediul privat, datorită mai multor argumente cum ar fi:
- evidențiază colectarea de venituri în mod real la bugetul staului, precum și suma tranzacțiilor B2G (Business to Government) și B2B (Business to Business, în următoarea etapă de aplicare),
- se reduc pierderile din evaziunea fiscală,
- se asigură sincronizarea cu sistemele electronice identice din UE și astfel șanse egale de participare în procesul de achiziții publice pentru orice firmă din UE,
- se asigură transparență și predictibilitate în folosirea fondurilor instituțiilor publice,
- contribuie la implementarea mecanismului de verificare documentară (desk – audit – control ANAF – Antifraudă de la distanță) pentru acțiunile de conformare și prevenire.
Cum Se Diferențiază RO e-factura de Facturile Tradiționale?
În mod tradițional, factura era întocmită pe un format tipizat, pe suport hârtie, iar toate informațiile referitoare la identificarea furnizorului și clientului, precum și a tranzacției respective, erau completate manual. Ulterior, antreprenorii au început să completeze datele facturii în mod electronic, într-un fișier Word sau Excel, folosind sistemul de operare Windows. Apoi, factura completată manual sau electronic era scanată și trimisă destinatarului tranzacției ca un atașament la email.
e-Factura nu trebuie confundată cu „factura în format electronic”. e-Factura este un fișier XML care conține informații codificate și standardizate și care este generat odată cu „factura fiscală clasică”. Ea poate conține informații care nu sunt vizibile pe formatul tipic al facturii.
Prin implementarea sistemului e-Factura se elimină așadar diverse neajunsuri sau vulnerabilități ale vechiului sistem de facturare pe suport tipizat de hârtie.
E-Factura – Sistem Obligatoriu de Facturare Electronica: Ce Trebuie să Știi
Data Implementării
RO e-Factura și factura electronică sunt reglementate de Legea nr. 139/2022, respectiv OUG nr. 41/2022 și sunt obligatorii începând cu data de 1 iulie 2022, pentru:
- tranzacțiile dintre agenții economici privați și instituțiile statului (B2G, respectiv Business to Government),
- tranzacțiile dintre agenții economici (B2B, respectiv Business to Business) care vizează bunuri cu risc fiscal ridicat (produse alimentare, îmbrăcăminte și încălțăminte, definite detaliat in OUG 41/2022).
De asemenea, de la 1 aprilie 2022, toate firmele care activează în domeniul turistic şi acceptă vouchere de vacanţă trebuie să transmită facturile prin RO E-factura, conform OUG nr. 131/2021.
În etapa următoare de implementare a sistemului e-factura (pe parcursul anului 2023) se vor asigura condițiile tehnice ca toți agenții economici din România să folosească e-factura.
Conform deciziei UE din iulie 2023, începând cu data de 1 ianuarie 2024 transmiterea facturilor prin sistemul e-factura va deveni obligatorie pentru toți agenții economici din România.
Condiții și Regulamente e-Factura ANAF
Procedura de utilizare şi funcţionare a sistemului RO e-Factura și documentația tehnică sunt disponibile pe secțiunile dedicate ale paginilor web ale Ministerului Finanțelor și ANAF, respectiv https://mfinante.gov.ro/web/efactura.
Sistemul RO e-Factura este disponibil prin:
- intermediul API-ului,
- pagina web din cadrul în Spațiul Privat Virtual (SPV).
API (acronim în limba engleză de la “Application Programming Interface”) desemnează o interfață de programare a aplicațiilor, respectiv un set de reguli prin care programele comunică între ele.
Înregistrarea în registrul RO e-facturaeste opțională pentru agenții economici. Dacă doresc, aceștia pot să efectueze o înregistrare în registrul RO e-factura, prin depunerea formularului 084 în SPV, cu semnătura electronică.
Impactul asupra Microfirmelor
Beneficii
Dincolo de dificultățile inerente care apar în procesul de implementare a sistemului e-factura, firmele care emit facturi în noul sistem pot inregistra și anumite beneficii, cum ar fi:
- reducerea costurilor tradiționale de emitere și arhivare a facturilor (consumabile, taxe de transmitere prin curier),
- posibilitatea analizei concomitente a informațiilor de facturare cu instrucțiunile de debit direct,
- posibilitatea interconectării între aplicațiile interne și sistemul e-factura, pentru facilitarea importului facturilor in sistem,
- confirmarea promptă a livrării și vizualizării facturii.
Concomitent, există beneficii și pentru destinatarii facturilor emise cu ajutorul e-factura, cum ar fi: diminuarea erorilor de procesare datorită intervenției umane, creșterea eficienței managementului fluxului de numerar, posibilitatea de descărcare a e-facturii și arhivare electronică a facturilor primite, precum și de recepționare și plată a facturilor prin intermediul băncii.
Posibile Provocări
Ca orice lucru nou, implementarea sistemului e-factura atrage după sine provocări care trebuie surmontate cât mai rapid de către agenții economici pentru a se conforma noilor cerințe în timp util.
Prima provocare se referă la dificultățile create de implementarea obligatorie a facturii electronice și anume: înțelegerea cerințelor și informațiilor care trebuie incluse în factură. Trebuie luat in consideratie faptul că e-Factura folosește anumite codificări impuse de standardul european de facturare, cum ar fi:
- codificări de taxe pentru tratamentul de TVA la operațiuni,
- codificări privind tipul de factură,
- trimiteri către documente justificative suplimentare,
- detalii privind plata și livrarea bunurilor.
A doua provocare se referă la suprapunerea obligațiilor contribuabililor mari de a completa Fișierul Standard de Control Fiscal (Declarația 406, care include deja date referitoare la facturile emise), cu aplicarea facturii electronice pentru produsele livrate sau achiziționate care sunt din categoria de risc fiscal ridicat, începând cu iulie 2022.
A treia provocare se referă la necesitatea reconsiderării fluxurilor și proceselor de postare a facturilor emise și primite, precum și de comunicare a acestora între emitenți și destinatari, ceea ce este în general un proces greoi si complex. Prin utilizarea unor platforme de facturare, e-Factura implică adoptarea unor noi tehnologii de emitere şi comunicare a facturilor, flux în care intervine Ministerul Finanțelor, care validează factura, după care o notifică drept emisă către furnizor şi destinatar.
O altă provocare se referă la înregistrarea operatorilor economici – atât a celor care emit facturi electronice, cât și a celor care le primesc în sistemul RO e-factura. Astfel se va impune identificarea unei soluții referitoare la facturile emise către persoanele fizice.
Unde pot găsi mai multe detalii despre e-Factura?
Procedura de utilizare şi functionare a sistemului RO e-Factura, precum si legislația privind documentația tehnică, sunt disponibile pe secțiunile dedicate ale paginilor web ale Ministerului Finanțelor și ANAF, respectiv mfinante.gov.ro/web/efactura și efactura-anaf.ro.
Ce alte avantaje aduce e-Factura in procesul de creditare?
Pentru multe companii care operează cu bilete de scontare, servicii de factoring şi altele, obligativitatea e-Facturii va reprezenta un avantaj, pentru ca vor putea verifica dacă factura a fost transmisă către debitor, scurtând astfel timpul de confirmare. Facturile transmise clienților pentru diversele servicii vor fi şi ele transmise tot prin e-factura, asigurând astfel un maximum de transparență şi viteză in derularea acestora. Poti vedea aici intreaga lista de servicii pe care PragmaGO le asigura microfirmelor!
Mai mult, sistemul de facturare electronic este unul simplu și accesibil, care oferă soluții atât companiilor mari, cât și celor mici și mijloci, participând astfel la desfășurarea unui business în termeni mai predictibili și flexibili în același timp. Află aici despre modul în care poți măsura mai ușor performanța unui business.
