Ce înseamnă KPI?
Indicatorii Cheie de Performanță (Key Performance Indicators în limba engleză, acronim KPI) reprezintă un instrument de management prin care un antreprenor își evaluează:
- eficacitatea afacerii,
- dacă gestionează bine resursele,
- dacă știe să identifice soluții de îmbunătățirea afacerii,
- dacă, finalmente, aceasta este purtătoare de valoare.
O definiție simplă: KPI sunt indicatori care măsoară progresul unei afaceri în raport cu rezultatele stabilite inițial.
Cu ajutorul KPI se identifică:
- măsurile de optimizare a strategiei de afaceri,
- optimizarea fluxului operațional dintr-o activitate de producție,
- baza procesului decizional,
- prioritizarea acțiunilor de urmat în funcție de obiectivul principal.
Referitor la măsurarea performanței, William Thomson, Lord Kelvin, afirma: “Dacă poţi măsura şi exprima printr-un număr ceea ce spui, atunci ştii ceva despre acel subiect, altfel, cunoştinţele tale sunt sărace şi te satisfac în mică măsură.”
Folosirea KPI înseamnă, de fapt, stabilirea unui target (nivelul dorit de performanță) și stabilirea parcursului pentru atingerea acelui target. Atunci când se stabilesc KPI, este foarte importantă sfera lor de cuprindere (o activitate specifică, sau o companie în integralitatea sa), existând, deci, KPI specifici pentru evaluarea performanțelor:
- într-un departament (IT, vânzări, financiar, resurse umane),
- la nivelul de ansamblu al unei organizații.
Cum functioneaza KPI-urile în business?
Pentru identificarea KPI-urilor în business, se iau în considerație factori specifici, cum ar fi:
- domeniul de activitate,
- mijloacele economice folosite (activități de producție, de comercializare, sau de tranzacționare),
- obiectivele stabilite initial,
- rezultatele care trebuie obținute în final.
Analiza indicatorilor de performanță presupune parcurgerea unor anumite etape și anume:
- alegerea obiectivului strategic pentru care se vor stabili KPI,
- definirea succesului pentru obiectivul strategic selectat,
- stabilirea KPI-urilor adecvați, corelați atât cu obiectivul ales, cât și cu întreaga afacere,
- crearea unui tablou de bord specific (”dashboard”).
KPI – Indicatorii cheie de performanță in afaceri
Deși există o multitudine de indicatori de performanță în managementul activității unei organizații, KPI-urile se pot clasifica în două mari categorii:
- Indicatori calitativi sau cantitativi:
- Indicatori calitativi – nu se pot exprima într-un număr specific (de exemplu satisfacția clienților).
- Indicatori cantitativi – se pot exprima numeric (de exemplu cifra de afaceri, sau profitul obținut).
- KPI de intrare, ieșire, procesare și de rezultat:
- Numărul de angajați (KPI de intrare).
- Numărul de produse fabricate (KPI de ieșire).
- Timpul necesar pentru fabricarea unui produs (KPI de procesare).
- Creșterea cotei de piață (KPI de rezultat).
Ca exemple de indicatori de performanță într-o afacere, putem menționa:
- cifra de afaceri (totalul vânzărilor dintr-o perioadă dată),
- profitul brut (diferența dintre venituri și cheltuieli),
- profitul net (profitul brut din care se scad impozitele și cheltuielile cu dobânzile),
- marja profitului brut (vânzările nete din care se scad costurile cu mărfurile vândute) și ,
- marja profitului net (profitul raportat procentual la cifra de afaceri).
Evaluarea indicatorilor de performanță
KPI-urile se înscriu într-o filozofie de îmbunătățire continuă a activității, bazată pe aplicarea repetitivă a următoarelor principii:
- planificare,
- execuție,
- control,
- acțiune.
Măsurarea indicatorilor de performanță în management și exprimarea lor specifică este o condiție sine-qua-non a evaluării performanțelor, iar sintagma lui Peter Drucker “What you measure is what you get” este considerată cheia oricărui principiu de evaluare.
Indiferent de domeniul de evaluare a indicatorilor de performanță, KPI-ul identificat și folosit pentru verificarea eficienței unei activități trebuie să respecte anumiți parametri, reuniți sub acronimul SMART, având următoarele semnificații:
- S (Specific) – să fie specific, să descrie concis rezultatul de obținut în urma unei acțiuni.
- M (Măsurabil) – să fie măsurabil (numere, procente).
- A (Abordabil) – să fie abordabil (rezultate cât mai realiste posibil).
- R (Relevant) – să fie relevant, aliniat cu obiectivele generale ale firmei.
- T (Time-bound) – să fie încadrat realist în timp (lună, trimestru, an).
KPI-uri în managementul financiar
Managementul financiar desemnează totalitatea principiilor și metodelor de fundamentare a deciziilor financiare ale unei organizații în scopul realizării obiectivelor sale. Managementul financiar implică și stabilirea strategiei, respectiv a acțiunilor care trebuie întreprinse pentru atingerea obiectivelor financiare.
Ca modele de indicatori de performanță în managementul financiar sunt:
- venitul net,
- cifra de afaceri,
- suma totală a cheltuielilor de funcționare,
- rentabilitatea activelor,
- lichiditatea curentă,
- marja de profit brut,
- marja de profit net,
- rata de creștere a veniturilor,
- profitul brut,
- profitul net.
KPI în marketing B2B
Business to Business (B2B) desemnează firmele care creează produse și servicii destinate altor firme sau organizații. Există B2B atât în producție, cât și în comercializarea produselor finite.
Marketingul B2B are rolul de a măsura nevoile clienților, apoi de a trasa o strategie pentru atingerea obiectivelor inițiale. Toate acestea înseamnă măsurarea performanței prin indicatori specifici, cum ar fi:
- numărul de clienți,
- comenzi,
- pagini indexate,
- vizitatori și trafic pe site,
- viteza de încărcare a paginii,
- rata de conversie (în marketingul digital B2B),
- venituri totale generate,
- venituri specifice per produs/serviciu, etc.
KPI în managementul performanței
Managementul performanței înseamnă de fapt o simplificare a caracterului complex al performanței unei organizații prin folosirea indicatorilor de măsurare a performanței accesibili tuturor celor implicați în obținerea acestora.
KPI-urile în analiza SWOT
Analiza SWOT detaliază:
- punctele forte (Strengths),
- punctele slabe (Weaknesses),
- oportunitățile (Opportunities),
- amenințările (Threats).
Dintre acestea, punctele forte (S) și punctele slabe (W) depind de factori interni (resursele și experiența firmei), iar factorii externi care determină oportunitățile (O) și amenințările (T) pentru o firmă pot fi:
- clienții,
- furnizorii,
- fluctuația piețelor,
- finanțările externe,
- cadul legislativ.
Realizarea indicatorilor de performanță în mediile de business trebuie să se bazeze pe valorificarea punctelor forte și a oportunităților pentru a depăși punctele slabe și amenințările. O dată cu identificarea riscurilor unui business, se pot aloca resurse pentru eliminarea punctele slabe, fie se poate minimiza o amenințare externă.
Importanta indicatorilor de performanta in mediile de business
Alegerea corecta a surselor de finantare
Identificarea corectă a surselor de finanțare pentru inițierea sau dezvoltarea unei afaceri este esențială pentru evoluția afacerii. Sursele de finanțare la care poate apela un antreprenor sunt variate:
- aport de capital (resurse personale, de la prieteni sau investitori),
- împrumuturi (de la bancă sau de la acționari),
- sau chiar închirierea de echipamente (leasing).
Oricare sursa de finanțare folosită pentru dezvoltarea afacerii atrage avantaje și dezavantaje, care se pot constitui, la rândul lor, în indicatori de performanță.
Exemplu:
Finanțarea prin împrumut bancar:
- avantaj: obținerea inițială a unei sume mari de bani,
- dezavantaje: dobânda variabilă a creditului și dificultatea de a restitui constant rata la bancă.
Așadar, întodeauna este nevoie de o documentare detaliată pentru a decide finanțarea optimă a unui business. Vezi aici 10 exemple de finanțare a unui business.
Imbunatatirea cash flow-ului
Cash flow-ul este un indicator important al sănătății unei afaceri, acesta desemnând de fapt diferența dintre încasările și plățile unei firme pe o perioadă de timp, atât cu numerar, cât și prin contul bancar.
Fluxul de numerar este indicatorul care reflectă ”sănătatea” afacerii, acesta deținând un rol esential în organizarea afacerii, fiind chiar mai important decât profitul firmei. Este imperativ să se gestioneze eficient cash flow-ul in business, iar analizarea periodică a acestuia îți poate indica problemele unei afaceri și maniera de soluționare a acestora.
Crearea de provizioane
Provizioanele sunt datorii incerte ale unei firme, incertitudinea referindu-se atât la valoarea efectivă a datoriei, cât și la momentul real când aceasta trebuie restitută. În general, provizioanele au o valoare estimată, iar estimarea se face regulat la sfârșitul exercițiului financiar pe seama cheltuielilor înregistrate de firmă.
De regulă, provizioanele se constituie pentru:
- litigii,
- amenzi,
- penalități,
- impozite,
- pensii,
- obligații similare.
Un provizion apare atunci când firma are o obligație curentă generată de evenimente anterioare, sau când obligația respectivă poate fi estimată suficient de credibil. Poți citi mai multe despre rolul provizioanelor aici.
Evaluarea viitorului unei afaceri in raport cu inflatia
Inflația este un fenomen economic cu conotație negativă în economia unei țări, un dezechilibru economic major care desemnează contrastul dintre creșterea prețurilor și scăderea puterii de cumpărare a monedei naționale. În mod plastic, Ronald Reagan afirma, în anul 1978, că: „Inflația este la fel de violentă precum un tâlhar, la fel de înspăimântătoare precum un hoț armat și la fel de letală precum un asasin plătit”.
Teoriile economice apreciază că există:
- inflație liniștită – creștere de până la 3%,
- inflație moderată – creștere anuală de 15-30%,
- criză inflaționistă – rata anuală depășește 40%, pe parcursul a cel puțin doi ani consecutivi,
- hiperinflație – creștere lunară de peste 50%.
Pentru dezvoltarea corectă a unei afaceri, este important să înțelegi ce înseamnă inflația.
Masuri de finantare cu aplicabilitate rapida
Într-un context economic caracterizat prin lipsa predictibilității economice, este bine ca firmele să poată folosi finanțări rapide. Acestea sunt justificate, de exemplu, de necesitatea efectuării unor comenzi de materii prime, lucru îngreunat de scadența unor alte plăți către furnizori. În acest scop, descoperă produsele noastre financiare pentru plata furnizorilor.
Un alt element care ajută predictibilitatea este finanțarea prin factoring, o solutie simplă de aport de numerar prin care o firmă își poate transforma rapid facturile cu încasare la termen în lichidități imediate.
Concluzie
Analiza indicatorilor de performanță este imperativ necesară pentru asigurarea cadrului optim de business în vederea atingerii rezultatelor stabilite și efectuării ajustărilor interne necesare.
